Dovoljno je nekoliko jasnih uputstava: kome je tekst namijenjen, koju terminologiju koristite, koja verzija je važeća i kome možemo da se obratimo za stručna pitanja.
1. Objasnite svrhu i publiku
Da li je tekst za internu upotrebu, javnu objavu, tender ili stručnu reviziju? Ko će ga čitati i šta treba da uradi na osnovu njega? Isti izvorni tekst može zahtijevati drugačije uređivanje zavisno od namjene.
2. Dogovorite terminološke izvore
Priložite odobrene prevode, glosare, nazive organizacija i proizvoda. U medicini i farmaciji posebno su korisni relevantni referentni materijali i vaša interna uputstva. Označite koji izvor ima prednost kada se termini razlikuju.
3. Uredite verzije i pitanja
Imenujte osobu za stručna pitanja, dogovorite način dostavljanja komentara i jasno označavajte verzije. Jedna objedinjena povratna informacija često je djelotvornija od nekoliko međusobno neusaglašenih.
4. Definišite isporuku
Navedite format datoteka, krajnji rok i međurokove. Dogovorite da li obim uključuje redakturu, formatiranje, dopune ili dodatnu stručnu reviziju. Posebna pravila povjerljivosti i korišćenja alata treba navesti prije razmjene materijala.